Geschützte Workflows

In einem dynamischen Unternehmensumfeld ist die effiziente und schnelle Freigabe von kritischen Dokumenten entscheidend. Unser Unternehmen stand vor der Herausforderung, einen mehrstufigen Freigabeprozess zu implementieren, der datengestützte Prüfungen und finale Personenfreigaben umfasst. Mit PowerAutomate haben wir eine Lösung entwickelt, die die Effizienz und Genauigkeit erheblich steigert.

Ausgangssituation und Herausforderungen

Vor der Einführung von PowerAutomate basierte unser Dokumentenfreigabeprozess auf manuellen Methoden, die zeitaufwendig und fehleranfällig waren. Hauptprobleme:

• Langsame Durchlaufzeiten: Der manuelle Prüfprozess dauerte oft mehrere Tage.
• Unklare Zuständigkeiten: Unklar definierte Freigabeprozesse führten zu Verzögerungen.
• Schwierige Handhabung für Kunden: Die manuelle Methode war für Kunden umständlich und unübersichtlich.

Zielsetzung

Unser Ziel war es, einen automatisierten, schnellen und präzisen Freigabeprozess zu schaffen, der:

1. Datengestützte Prüfungen integriert, um die Genauigkeit zu erhöhen.
2. Finale Personenfreigaben ermöglicht, um die Einhaltung von Richtlinien sicherzustellen.
3. Eine benutzerfreundliche Lösung bietet, die für alle Anwender leicht verständlich ist.

Implementierung mit PowerAutomate

Mit PowerAutomate haben wir eine Low-Code-Plattform gewählt, die ideal für unsere Anforderungen war. Der Implementierungsprozess verlief in mehreren Schritten:

1. Anforderungsanalyse und Prozessdesign

Wir begannen mit einer detaillierten Anforderungsanalyse und der Erstellung eines klaren Prozessdesigns. Dabei definierten wir die Prüfregeln und identifizierten die Verantwortlichen für die finalen Freigaben.

2. Automatisierung der datengestützten Prüfungen

Mithilfe von PowerAutomate haben wir eine automatisierte Prüfung implementiert, die die Richtigkeit des Empfängers automatisch prüft.

3. Einbindung von finalen Personenfreigaben

Der Prozess wurde so gestaltet, dass nach den automatisierten Prüfungen eine Benachrichtigung an die zuständige Person gesendet wird. Diese können die Freigabe nativ in Microsoft Teams durchführen.

4. Testen und Optimieren

Nach der Implementierung wurde der Prozess intensiv getestet und optimiert. Dabei wurden sämtliche Szenarien durchgespielt, um sicherzustellen, dass der Prozess reibungslos abläuft.

Ergebnisse und Vorteile

Die Einführung des automatisierten Freigabeprozesses mit PowerAutomate brachte beeindruckende Ergebnisse:

• Reduzierung der Durchlaufzeiten: Die Zeit für die Freigabe von Dokumenten konnte um 60% reduziert werden.
• Fehlerreduktion: Die automatisierten Prüfungen haben die Fehlerquote erheblich gesenkt.
• Klarheit und Transparenz: Zuständigkeiten und Prozessschritte sind klar definiert.
• Benutzerfreundlichkeit: Kunden finden die Handhabung jetzt viel einfacher und intuitiver.

Fazit

Die Implementierung eines Low-Code-Prozesses zur mehrstufigen Freigabe von kritischen Dokumenten mit PowerAutomate war ein großer Erfolg für unseren Kunden. Durch die Kombination von automatisierten datengestützten Prüfungen und finalen Personenfreigaben haben wir die Effizienz und Genauigkeit erhöht sowie die Zufriedenheit auf allen Seiten gesteigert.